Intensjonen bak kravene om universell utforming bygger på prinsippene om likeverd og like muligheter for alle til å delta i samfunnet.
Ved planlegging og utførelse av byggverk som skal ha universell utforming, må det tas hensyn til at personer med funksjonsnedsettelse kan ha reduserte muligheter for å mestre utfordringer som bruken av byggverket innebærer. Nedsatt fysisk kraft og bevegelse, nedsatt syn, nedsatt hørsel, nedsatt kognitivitet (forståelsestap) og allergier påvirker evnen til å mestre utfordringer.
Ved prosjektering for universell utforming benyttes det et dimensjoneringsgrunnlag basert på personer med ulikt funksjonsnivå. I dimensjoneringsgrunnlaget er nedsatt kraft og bevegelse, nedsatt syn og nedsatt hørsel innarbeidet. Personer som ikke kan kommunisere ved stemmebruk og personer som er ømfintlige for inneklimafaktorer, inngår også i dimensjoneringsgrunnlaget. Når det prosjekteres med utgangspunkt i personer med funksjonsnedsettelse, gir dette gode løsninger for de fleste. Barn og eldre kan også ha problemer med å oppfatte omgivelsene og orientere seg. Universell utforming gir fleksible og bærekraftige løsninger.
Med begrepet uegnet for personer med funksjonsnedsettelse menes at det sikkerhetsmessig eller praktisk sett ikke vil være mulig for en person å benytte byggverket, eller utøve arbeidsoppgaver på grunn av funksjonsnedsettelsen.
- Et eksempel er en brannstasjon der det vil være krav til at utrykningsenheten er bemannet av mannskap uten nedsatt funksjon. Enheten har krav om rask responstid og skal utføre fysisk krevende oppgaver. Brannstasjonen kan også ha en administrativ enhet som er bemannet av kontorpersonale. De inngår ikke nødvendigvis i utrykningsenheten. Mens det er åpenbart at administrasjonsenheten har krav til universell utforming, kan utrykningsenheten vurderes som uegnet for personer med nedsatt funksjon.
- Et annet eksempel er en restaurant, som både er en bygning der publikum har tilgang og en arbeidsbygning. Arealer der publikum har tilgang må da være universelt utformet. For kjøkken og serveringsfunksjoner må det vurderes på hvilke områder et eventuelt unntak fra kravet om universell utforming kan være aktuelt.
I situasjoner der det vurderes at byggverket etter sin funksjon er uegnet, må det dokumenteres hva som er uegnet og hvilke konsekvenser dette har for universell utforming. Dokumentasjonen kan utføres som en enkel utredning eller notat, der det redegjøres for hvilke avveininger som er gjort og hvordan konklusjonen for egnethet er kommet fram.
I bygninger og byggverk med krav om heis eller løfteplattform inngår disse i hovedløsningen.