-
Innledning til veiledning § 15-2
Hver gang kommunen har utført et tilsyn, skal den utarbeide en tilsynsrapport. Gjennomføres det mindre og enkle tilsyn, kan det skrives en fellesrapport for disse. Bestemmelsen angir hvilke opplysninger som skal gis i en slik rapport som for eksempel tid og sted, hvilke foretak som arbeider på tiltaket, hvem som har ansvar og hva man ser under tilsynet. Rapporten skal sendes til de involverte i saken for å sikre åpenhet, men skal i utgangspunktet kun brukes internt i kommunen.
Bestemmelsen er gitt med hjemmel i pbl. § 25-2 tredje ledd.
Kommunen skal utarbeide tilsynsrapport ved utført tilsyn i den enkelte sak. Rapporten skal, i den grad det er relevant, gi opplysninger om
a) faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket
b) foretak og ansvar i byggesaken
c) observasjoner under tilsynet
d) bestemmelser, tillatelser mv. som er overtrådt
e) fremlagt dokumentasjon
f) kommunens vurdering av forholdet
g) sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen
h) frist for lukking av avvik.
-
Veiledning til første ledd
Det må utarbeides tilsynsrapport for hvert tilsyn som gjennomføres. I bokstav a til h er det listet opp hva som i utgangspunktet skal være med i en slik rapport. Dette er imidlertid en meny der de enkelte delene bare skal brukes dersom de er relevante i det aktuelle tilsynet. Opplysninger om faktiske forhold, tid, sted, hvem som er til stede og andre opplysninger om tiltaket, jf. bokstav a og foretak og ansvar i byggesaken, jf. bokstav b, bør både kommunen og de involverte parter være omforent om. Opplysninger etter bokstav c til h svarer kommunen for. Det vil imidlertid være en fordel at så mye som mulig er omforent, også de faktiske observasjoner, hvilke avvik som foreligger osv. Den omforente delen av rapporten bør være undertegnet av de aktuelle parter.
Rapporten sendes til tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte foretak i byggesaken. Dersom tilsynsrapporten berører grunnlaget for sentral godkjenning for ansvarsrett, skal kopi av rapporten sendes til Direktoratet for byggkvalitet.
-
Veiledning til andre ledd
Rapporten skal sendes til tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte foretak. Rapporten er først og fremst tenkt for intern bruk for at kommunen skal ha oversikt over sin tilsynsvirksomhet, og for å sikre åpenhet overfor partene i tilsynsfunksjonen. Departementet krever i utgangspunktet ikke at tilsynene skal rapporteres til Direktoratet for byggkvalitet. Slik rapportering vil for det første medføre en ekstrabelastning for kommunene, og for det andre ha usikker betydning, ettersom tilsyn kan føres på mange forskjellige måter og med forskjellig innhold, og vil dermed ikke gi noen hensiktsmessig oversikt over prioriteringer, ressursbruk osv.
Der tilsynet medfører advarsel eller fratakelse av ansvarsrett, skal det imidlertid rapporteres til Direktoratet for byggkvalitet, som grunnlag for den sentrale godkjenningsordningens generelle oppfølging av foretak, jf. pbl. § 23-3 femte ledd.
Tilsynsrapport er ikke nødvendig ved innhenting av supplerende opplysninger i forbindelse med søknadsbehandling.
-
Veiledning til tredje ledd
Innhenting av supplerende opplysninger i forbindelse med behandling av søknader kan være en del av saksbehandlingen, men i de tilfeller hvor krav om innsendelse av opplysninger går utover minimumskravene for det som skal foreligge ved søknad etter byggesaksforskriften § 5-4, vil dette i realiteten være et tilsyn. Denne form for tilsyn krever likevel ikke tilsynsrapport. Det kan imidlertid være flytende grenser mellom saksbehandling og tilsyn, og det er ingenting i veien for at kommunen gjennomfører et grundigere dokumenttilsyn i løpet av saksbehandlingen. I så fall bør dette benevnes som tilsyn som krever tilsynsrapport.
Det kan lages fellesrapport ved flere enkle tilsyn.
-
Veiledning til fjerde ledd
Det kan være at kommunen ønsker å føre enklere tilsyn, for eksempel slik at det kun påses at plassering og utforming i et boligfelt er i overensstemmelse med tillatelsen, eller ”tematilsyn”, der man ønsker å se om særskilte forhold er ivaretatt. Ved slike tilsyn kan rapportene for flere tiltak slås sammen, men de enkelte eiendommer må være identifisert. Form og metode må komme fram av tilsynsrapporten. Fellesrapporter vil også være naturlig der kommunen fører tilsyn med særskilte forhold i en avgrenset periode etter byggesaksforskriften § 15-3 for eksempel tilsyn med kvalifikasjoner. Disse rapportene vil dermed kunne danne grunnlag for den rapporteringen som skal sendes direktoratet ved utløpet av periodene, jf. forskriftens § 15-3 tredje ledd.
Fellesrapport sendes til de berørte parter, uansett hvor ”enkelt” tilsynet har vært, av hensyn til åpenhet og dialog i tilsynsfunksjonen.
