Der det er påviselig at tilstanden til en bevaringsverdig bygning er slik at det kan være aktuelt med pålegg etter denne forskrift, kan kommunen kreve de opplysninger av bygningens eier som er nødvendig for å vurdere grunnlaget for pålegg, og hva pålegget skal gå ut på.

• Veiledning til første ledd

  Forsvarlig saksbehandling forutsetter at bygningens tilstand og hvilke tiltak som er hensiktsmessige for å utbedre forholdene, vurderes før eventuelt pålegg gis. Kommunene kan ikke på generelt grunnlag kreve dokumentasjon. Det må være en situasjon der kommunen mener at et pålegg er nødvendig for å hindre at bevaringsverdier kan bli skadet på grunn av forfall, og at den trenger flere opplysninger før endelig beslutning treffes.

  For at kravet om dokumentasjon skal kunne anvendes, må det være påviselig at det kan bli aktuelt med pålegg. Manglende ytre vedlikehold vil ikke være tilstrekkelig. Tydelige skader på tak eller knuste vinduer vil uten utbedring føre til at bygningen forfaller. På samme måte kan langvarig passivitet mht. vedlikehold føre til forfall. Dette kan imidlertid være vanskeligere å fastslå. I denne sammenhengen er det grunn til å minne om plan- og bygningsloven §§ 31-7 og 33-2 som gir kommunen anledning til å føre tilsyn med eksisterende byggverk når det er grunn til å vurdere pålegg etter plan- og bygningsloven §§ 31-3 og 31-4 . Kommunen har dermed anledning til å føre tilsyn med de bygninger som er aktuelle etter dette kapittelet og kreve dokumentasjon. Det er imidlertid ingen forutsetning for å kreve dokumentasjon at kommunen har ført tilsyn dersom kommunen ellers har indikasjoner på at det er aktuelt med pålegg.

  Bestemmelsen gir imidlertid ikke kommunen adgang til alle bygninger for å undersøke tilstanden. Det må foreligge klare indikasjoner på forfall. Terskelen for å føre tilsyn og kreve dokumentasjon bør likevel ikke være for høy. Det må være tilstrekkelig at det etter kommunens skjønn kan være aktuelt med pålegg etter forskriftens § 19-3. Adgangen til å kreve dokumentasjon og føre tilsyn begrenses ikke av at det eventuelt viser seg at det likevel ikke er aktuelt med et slikt pålegg. Beslutning om tilsyn og pålegg om dokumentasjon er prosessledende avgjørelser og kan ikke påklages.

  Tilsyn etter plan- og bygningsloven §§ 31-7 og 33-2, eventuelt med sakkyndig bistand, kan gjennomføres for å fastslå en bygnings bevaringsverdi og tilstand. Utgifter til sakkyndig bistand kan kreves dekket av eier/den ansvarlige dersom dette fremgår uttrykkelig av kommunens gebyrregulativ. Ordinær saksbehandling for å behandle en sak etter denne forskrift kan ikke belastes eier/den ansvarlige direkte, men må kunne inngå som administrative fellesutgifter i den generelle gebyrfinansieringen.

  Pålegget om dokumentasjon skal rettes mot eier. Dette samsvarer med byggteknisk forskrift § 4-2 som sier at eier har plikt til å oppbevare dokumentasjonen av (nye) byggverk. Ansvarssubjektet er dermed annerledes i denne bestemmelsen (”eier”) enn i § 19-5, som sier at pålegg om utbedring skal rettes mot ”eier eller den ansvarlige”. Dette har sammenheng med at eier er den naturlige adressat for dokumentasjon av bygningen, mens den ansvarlige for forfallet kan være andre.

  For bygninger som er beskrevet som bevaringsverdige i dokumenter, utarbeidet f. eks. etter plan- og bygningsloven, kan det likevel være nødvendig med utfyllende vurderinger av særskilte bevaringsverdige elementer for å fastslå forfallets omfang og konkretisere hva en istandsetting vil kunne innebære.

Kommunen skal tilby forhåndskonferanse. Plan- og bygningsloven § 21-1 og forskriften § 6-1 om forhåndskonferanse gis tilsvarende anvendelse.

• Veiledning til andre ledd

  For å sikre en forsvarlig dialog før det gis pålegg, er det fremhevet at det bør brukes forhåndskonferanse. Etter plan- og bygningsloven § 21-1 kan både kommunen og eier kreve forhåndskonferanse. I kapittel 19 er kravet forsterket ved at kommunen skal tilby forhåndskonferanse, altså en mer aktiv plikt for kommunen. Eieren plikter ikke å møte, men han mister dermed en mulighet til dialog før det gis pålegg om utbedring. Der eier ønsker forhåndskonferanse, skal kommunen sørge for at den blir avholdt innen 2 uker. Se for øvrig § 6-1 om forhåndskonferanse.

Dokumentasjonen skal vise bygningens tilstand og angi hvilke tiltak som kan iverksettes for å bringe bygningen til en tilstand som i tilstrekkelig grad ivaretar bevaringsverdiene. Eier eller den ansvarlige skal gis anledning til å fremme alternative forslag til bruk og utbedring, eventuelt riving, og skal fremlegge fremdriftsplan for gjennomføringen. Tiltakene kan omfatte bygningens eksteriør, samt fundament, bærende konstruksjoner, og andre bygnings- og vedlikeholdsmessige forhold med betydning for bevaring av bygningen.

• Veiledning til tredje ledd

  I forarbeidene til pbl (Ot.prp. nr. 45 (2007-2008) s. 350) anføres: ”Med ”dokumentasjon” menes at eier forut for et eventuelt pålegg om utbedring kan pålegges å dokumentere, for eksempel i form av omprosjektering, hvordan bygningens tilstand er med hensyn til for eksempel universell utforming, helse, miljø og sikkerhet.” Det samme må gjelde også for utbedring av hensyn til bevaringsverdi. Dokumentasjonen  bør også kunne omfatte bygningens historikk og eventuell fotodokumentasjon og tegninger, i den grad kommunen ikke selv har dette materialet.

  Dokumentasjonen/tilstandsrapporten kan bygge på Norsk Standard NS 3423 ”Tilstandsanalyse av fredete og verneverdige bygninger.” Standarden bygger direkte på NS 3424 "Tilstandsanalyse for byggverk", nivå 1 (enkleste nivå) og er utarbeidet spesielt for tilstandsregistrering av fredede og verneverdige byggverk. I henhold til standardens pkt. 4.1 skal pålegget gjelde tilstandsregistrering av generell art som består av visuelle observasjoner, om nødvendig kombinert med enkle målinger. I tillegg skal nødvendig informasjon om eiendommen og bygningen samt relevante tegninger innhentes.

  Eier skal gis mulighet til å fremme alternative forslag om bruk og utbedring. Slike forslag trenger ikke fremkomme under forhåndskonferansen, men kan fremmes under hele prosessen, helt til fristen for å etterkomme pålegget om utbedring er utløpt. Muligheten til å fremme alternative forslag begrenses imidlertid utover i prosessen. Forslag som bare fremstår som ren trenering behøver kommunen ikke ta hensyn til. Det innebærer at jo senere et forslag om alternativ bruk fremlegges, jo mindre vekt kan det tillegges. Vurderingen må imidlertid sees i sammenheng med generelle krav til og forslag om bruksendring, dispensasjoner, planendringer osv. I den forbindelse bør kommunen samtidig vurdere den reguleringsmessige situasjonen med sikte på eventuell regulering til bevaring. Dette kan siden gi kommunen grunnlag for å ekspropriere for å sikre bevaringsverdier, for eksempel hvor vilkårene i kapittel 19 for å pålegge eier å gjennomføre utbedringen, ikke er oppfylt.

Ved utferdigelse av pålegg om dokumentasjon skal det settes rimelig frist for utarbeidelse av dokumentasjonen.

• Veiledning til fjerde ledd

  Kommunen må sette rimelig frist for oppfyllelse av pålegget om krav til dokumentasjon. Det er i utgangspunktet kommunen som bestemmer fristen, og fristfastsettelsen er ikke noe eget enkeltvedtak som kan påklages særskilt. En urimelig kort frist kan imidlertid inngå som ett av flere klagegrunnlag for selve pålegget om utbedring etter § 19-5. Fristen bør normalt settes slik at en tilstandsvurdering kan bestilles og gjennomføres.