Forsvarlig saksbehandling forutsetter at bygningens tilstand og hvilke tiltak som er hensiktsmessige for å utbedre forholdene, vurderes før eventuelt pålegg gis. Kommunene kan ikke på generelt grunnlag kreve dokumentasjon. Det må være en situasjon der kommunen mener at et pålegg er nødvendig for å hindre at bevaringsverdier kan bli skadet på grunn av forfall, og at den trenger flere opplysninger før endelig beslutning treffes.
For at kravet om dokumentasjon skal kunne anvendes, må det være påviselig at det kan bli aktuelt med pålegg. Manglende ytre vedlikehold vil ikke være tilstrekkelig. Tydelige skader på tak eller knuste vinduer vil uten utbedring føre til at bygningen forfaller. På samme måte kan langvarig passivitet mht. vedlikehold føre til forfall. Dette kan imidlertid være vanskeligere å fastslå. I denne sammenhengen er det grunn til å minne om plan- og bygningsloven §§ 31-7 og 33-2 som gir kommunen anledning til å føre tilsyn med eksisterende byggverk når det er grunn til å vurdere pålegg etter plan- og bygningsloven §§ 31-3 og 31-4 . Kommunen har dermed anledning til å føre tilsyn med de bygninger som er aktuelle etter dette kapittelet og kreve dokumentasjon. Det er imidlertid ingen forutsetning for å kreve dokumentasjon at kommunen har ført tilsyn dersom kommunen ellers har indikasjoner på at det er aktuelt med pålegg.
Bestemmelsen gir imidlertid ikke kommunen adgang til alle bygninger for å undersøke tilstanden. Det må foreligge klare indikasjoner på forfall. Terskelen for å føre tilsyn og kreve dokumentasjon bør likevel ikke være for høy. Det må være tilstrekkelig at det etter kommunens skjønn kan være aktuelt med pålegg etter forskriftens § 19-3. Adgangen til å kreve dokumentasjon og føre tilsyn begrenses ikke av at det eventuelt viser seg at det likevel ikke er aktuelt med et slikt pålegg. Beslutning om tilsyn og pålegg om dokumentasjon er prosessledende avgjørelser og kan ikke påklages.
Tilsyn etter plan- og bygningsloven §§ 31-7 og 33-2, eventuelt med sakkyndig bistand, kan gjennomføres for å fastslå en bygnings bevaringsverdi og tilstand. Utgifter til sakkyndig bistand kan kreves dekket av eier/den ansvarlige dersom dette fremgår uttrykkelig av kommunens gebyrregulativ. Ordinær saksbehandling for å behandle en sak etter denne forskrift kan ikke belastes eier/den ansvarlige direkte, men må kunne inngå som administrative fellesutgifter i den generelle gebyrfinansieringen.
Pålegget om dokumentasjon skal rettes mot eier. Dette samsvarer med byggteknisk forskrift § 4-2 som sier at eier har plikt til å oppbevare dokumentasjonen av (nye) byggverk. Ansvarssubjektet er dermed annerledes i denne bestemmelsen (”eier”) enn i § 19-5, som sier at pålegg om utbedring skal rettes mot ”eier eller den ansvarlige”. Dette har sammenheng med at eier er den naturlige adressat for dokumentasjon av bygningen, mens den ansvarlige for forfallet kan være andre.
For bygninger som er beskrevet som bevaringsverdige i dokumenter, utarbeidet f. eks. etter plan- og bygningsloven, kan det likevel være nødvendig med utfyllende vurderinger av særskilte bevaringsverdige elementer for å fastslå forfallets omfang og konkretisere hva en istandsetting vil kunne innebære.