Søknader og andre relevante dokumenter, sendes gjennom plattformen Fellestjenester BYGG. Distribusjon og lagring skjer via SvarInn (KS FIKS) og Altinn.
Kommunene kan motta eByggesøknader på tre måter: Direkte til eByggesaksystemet, via SvarInn (KS FIKS) eller via Altinn.
Mottak i eByggesaksystemet
eByggesak er den nye generasjonen saksbehandlingssystem for byggesaksbehandling. Saksbehandlingsystemene er utviklet på bakgrunn av en kravspesifikasjon utarbeidet av KS, i samarbeid med aktører som Fellestjenester BYGG (DiBK), Statens kartverk og pilotkommuner.
Systemene importerer forsendelser via SvarInn automatisk. eByggesak tilrettelegger også for støtte til saksbehandlingen gjennom for eksempel nasjonale sjekklister og kommunens lokale sjekkpunkt. Disse er utviklet i samarbeid med Direktoratet for byggkvalitet.
Hvis kommunen har skaffet seg eller oppgradert til et eByggesaksystem, må leverandøren sette opp mottak av eByggesøknader. Alle de tre leverandørene av saksbehandlingssystem for byggesak tilbyr eByggesaksystem.
Her finner du mer informasjon om eByggesaksleverandørene:
Mottak gjennom SvarInn
SvarInn og SvarUt er en del av KS FIKS-plattformen, og sørger for at søknadene i Fellestjenester BYGG leveres og sendes til rett kommune. Kommuner som ikke har et eByggesaksystem, må importere eller laste inn søknadene til saksbehandlingssystemet manuelt. Organisasjonsnummeret som legges inn i SvarInn-grensesnittet, må være det samme som ligger i Fellestjenester BYGG. Som standard sendes eByggesøknader til hovedorganisasjonsnummeret.
Vi anbefaler at kommunen setter opp SvarInn slik at søknadene sendes til saksbehandlingssystemet og ikke til arkivet. Enkelte saksbehandlingssystem har separat arkiv, og dette bør ikke legges inn i konfigureringen.
Det er kommunen sitt ansvar å holde oversikt over mottatte søknader og forsendelser på https://svarut.ks.no/forsendelser
Mottak i Altinn
Hvis kommunen hverken har et saksbehandlingssystem for eByggesak eller SvarInn, vil søknader og andre dokumenter sendes til kommunens innboks i Altinn. Kommunen må gi rettigheter til arkivar og/eller saksbehandler slik at den ansatte kan logge seg inn og laste ned forsendelsene på vegne av kommunen. Søknadene må deretter lastes opp på riktig sak i saksbehandlingssystemet.
Oppsett i Fellestjenester BYGG
Alle kommuner er registrert med kommunens hovedorganisasjonsnummer i Fellestjenester BYGG. Hvis kommunen ønsker å motta søknadene til et annet organisasjonsnummer, for eksempel direkte til byggesakskontoret, må dette legges inn i administrasjonsgrensesnittet vårt. Her kan også vedleggstitler, klasseringsinformasjon, vedleggstyper og -rekkefølge, endres. Ta kontakt med leverandøren av eByggesakssystemet for å tilpasse mottaket til kommunens behov.
Kommuner som ikke har eByggesaksystem, men mottar digitale søknader i SvarInn eller Altinn, kan kontakte oss på [email protected] for å opprette en bruker og gjøre tilpasningene selv.