Tilsyn

Kunnskap om hva som kreves for oppfyllelse av kravet til styringssystem er av vesentlig betydning i kommunens tilsynsvirksomhet. Kommunen kan føre tilsyn med styringssystem i tiltak hvor det er tildelt ansvarsrett. Kommunen kan dessuten i forbindelse med søknad om lokal godkjenning for ansvarsrett føre tilsyn med foretakets styringssystem på generelt grunnlag for å påse at kravet til system er oppfylt, jf. SAK10 kap. 10.

Tilsyn med styringssystem uavhengig av konkrete byggesaker er forbeholdt Direktoratet for byggkvalitet som forvalter av den sentrale godkjenningsordningen.

Det vil vanligvis være flere ansvarlige foretak involvert i et tiltak. Hvert foretak skal ha eget styringssystem. For større tiltak vil det dessuten kunne opprettes eget styringssystem for prosjektet. Byggesaksforskriften stiller imidlertid ikke krav om eget prosjektstyringssystem.

Det enkelte foretaks styringssystem for å ivareta en eller flere oppgaver i henhold til ansvarsrett, vil ofte være integrert i foretakets generelle kvalitetssikringssystem.

1.3.6.1. Tilsyn med foretakets styringssystem

Kommunen kan ved tilsyn påse at ansvarlige foretak har styringssystem i henhold til SAK10 kap. 10 som er dekkende for de oppgaver foretaket har ansvarsrett for.

Styringssystemet må kunne tilpasses hvert enkelt oppdrag. Tilpasset styringssystem for hvert enkelt oppdrag kan ha form av en plan for oppdraget, gjerne kalt kvalitetsplan, prosjektplan eller kvalitetshåndbok.

Systemstyrt prosjektering og utførelse

I tiltak hvor det brukes anerkjente løsninger og prosesser basert på etablert praksis, vil det ikke nødvendigvis være påkrevd med egen oppdragsspesifikk dokumentasjon. Dette forutsetter at foretakets styringssystem er dekkende for de funksjoner og aktiviteter som inngår i tiltaket. I prosjektering vil mye av arbeidet være basert på etablert praksis med etablerte metoder og løsninger som er innarbeidet over tid. Eksempel på dette kan være gjenbruk av løsninger fra tidligere oppdrag som er verifisert å være i samsvar med myndighetskrav.

For mindre oppgaver som for eksempel utførelse av installasjoner ved rehabilitering, gravearbeider etc. vil det ofte ikke foreligge synlig prosjektering, men arbeidet utføres etter etablert praksis i foretaket, eventuelt i bransjen.

I byggesaker hvor det ikke foreligger synlig prosjektering, kan kommunen føre tilsyn med at det foreligger dokumentasjon/bekreftelse på gjennomført kvalitetssikring av forhold som har betydning for oppfyllelse av regelverket. For eksempel må det ved graving av grøft uten at det foreligger synlig prosjekteringsgrunnlag, foreligge dokumentasjon som bekrefter at kvalitetssikring er utført. Aktuelle tilsynspunkter kan være dybde og fall på grøft, frostisolering, tilbakefylling av egnede masser, komprimering mv.

I tiltak hvor det ikke foreligger synlig prosjekteringsgrunnlag (systemstyrt prosjektering) kan det være aktuelt ved tilsyn å påse at det er utført tilfredsstillende kvalitetssikring og at denne er tilfredsstillende bekreftet/dokumentert.

Tilsyn med bruk av system

Ved tilsyn med styringssystem i et konkret tiltak bør tilsynet fokusere på i hvilken grad foretaket har tatt i bruk foretakets styringssystem, eventuelt styringssystem for prosjektet hvor dette foreligger. Målet for tilsynet med styringssystem vil være å klarlegge om alle offentligrettslige krav er ivaretatt, om styringssystemet er i aktiv bruk og virker i forhold til de mål som skal oppnås.

Bruken av styringssystem skal være sporbar og må dokumentere at krav er fulgt opp. Dokumentasjon kan kreves fremlagt ved tilsyn.

Styrende dokumenter som kan ha betydning ved kommunens tilsyn:

• organisering av foretaket (organisasjonsplan)

• rutiner for identifikasjon av myndighetskrav, gjennomgang av prosjekteringsgrunnlag

• etablerte dokumenter for faglig praksis, standardiserte løsninger

• prosjekteringsrutiner, rutiner for faglige arbeider

• rutiner for styring av underleverandører/underentreprenører

• rutiner for avviksbehandling

• rutiner for dokumentstyring

Spesifikke styrende dokumenter som kan ha betydning ved kommunens tilsyn:

• organisering av tiltaket (bare relevant for bygningsmyndighetene dersom det berører ansvarsretten)
• grunnlag for prosjektering/utførelse
• plan for utarbeidelse av dokumentasjon

Dokumentasjon som viser at systemet er tatt i bruk og som kan ha betydning ved kommunens tilsyn:

• signaturer og versjonsangivelse på prosjektdokumenter
• utførelsesrutiner/prosjekteringsrutiner
• møtereferat
• avvikslogg

1.3.6.2. Tilsyn med prosjektets styringssystem

I større tiltak hvor det er opprettet eget styringssystem for prosjektet, vil tilsynet kunne se på om styringssystemet er tilpasset det ansvar og de oppgaver foretaket har i prosjektet. Vurdering av om systemet er hensiktsmessig for å nå kravene i henhold til plan- og bygningsloven, er ofte en svært vanskelig tilsynsoppgave som krever kompetanse innenfor byggeprosess og regelverk.

Det vil ikke nødvendigvis foreligge noen ansvarsrett for foretaket som står for prosjektets styringssystem.

Der det er laget eget styringssystem for prosjektet, kan dette være gitt på flere former

• avtaledokument

• administrative bestemmelser gitt i prosjektdokumentenes beskrivende del i henhold til NS 3450:2006 (Prosjektdokumenter for bygg og anlegg - Redigering og innhold av konkurransegrunnlag)

• egen plan/håndbok for prosjektet; et slikt dokument kan være kalt prosjektplan, prosjekthåndbok, kvalitetsplan, kvalitetshåndbok, PA-bok (ProsjektAdministrativ håndbok), «Bok 0» m.m.

I prosjektet vil det gjerne være avtalt at prosjektets styringssystem gjelder foran styringssystemet til de ansvarlige foretak. Det forutsettes at prosjektets styringssystem er i samsvar med plan- og bygningslovgivningen. Det enkelte ansvarlige foretak må påse at prosjektets styringssystem er implementert i eget styringssystem eller omvendt.

I de tilfeller hvor foretak forholder seg til prosjektets styringssystem, vil vurdering av dette kunne være relevant for kommunen ved tilsyn.

Styrende dokumenter/metoder i styringssystem for prosjekter

• myndighetskrav med gitte tillatelser

• ansvarsretter

• tiltakshavers/brukernes målsetting og grunnlag for prosjektering/utførelse

• felles administrative regler for prosjektet

• regler for tverrfaglige og tverrgående prosesser, grensesnittbehandling etc.