Tilsyn

Den teknologiske utvikling går fort og det en rekke muligheter i dag som kan bidra til å effektivisere tilsyn, både under befaringer og ved saksbehandling og rapportskriving. I det følgende beskrives hvordan man kan sette opp et nettbrett med nyttige hjelpemidler. Her vises et utvalg programmer, men andre kan også brukes. Den beskrevne løsningen er tilrettelagt av Trondheim kommune med Storbynettverket for tilsyn som bidragsyter. Erfaringene med bruk av nettbrett ved tilsyn er positive.

Direktoratet for byggkvalitet har utviklet en egen applikasjon - DiBK Tilsyn - til bruk for kommunene i tilsynsarbeidet. DiBK Tilsyn er gratis tilgjengelig i App Store. Nærmere opplysninger om DiBK Tilsyn finner du her.

Tilsyn i kilovis

Selv om metoder og verktøy kan variere, er det visse fellesnevnere ved forberedelser til og gjennomføringen av stedlig tilsyn. I forkant av stedlig tilsyn vil man gjerne ha skrevet ut eller kopiert tegninger, kart, vedtak og annen relevant dokumentasjon fra byggesaken for å ha dette med seg under tilsynet. Dette medfører selvsagt et ikke ubetydelig tidsbruk og papirforbruk, noe som for de fleste kommuner vil være unødvendig ettersom byggesakens dokumenter allerede gjerne foreligger digitalt.

Videre har håndskrevne notater fra tilsynet gjort at mye av jobben må gjøres en gang til tilbake på kontoret - på pc. En tilsynsrapport bør være ryddig, profesjonell og lettlest. Har man hatt med seg kamera på tilsynet, skal gjerne filene overføres digitalt, for så eventuelt å bli satt inn i rapporten. Videre er det ofte hensiktsmessig å medbringe relevant lov- og forskriftsverk med veiledninger til tilsynet.

Nettbrett

Bruken av nettbrett øker, og mange private og offentlige instanser tilbyr applikasjoner for nettbrett - app’er - som gjør at deres tjenester nå er mye lettere tilgjengelige enn tidligere. Et nettbrett er kanskje en enda mer "mobil" løsning enn en bærbar pc. Det er raskere å få i gang og man er på nett umiddelbart. Det at en utfører alle operasjoner kun ved å trykke på skjermen, gjør at man kan "jobbe mens man går" - hvilket ikke er like praktisk gjennomførbart med en ordinær laptop.

Nettbrett gir anledning til å dra nytte av alt det digitale materialet kommunen allerede har. Et nettbrett med kamera er derfor godt egnet til tilsyn. Rapporten blir gjort ferdig med én gang, slik at etterarbeidet etter tilsynet overlates til de ansvarlige foretakene.

Nettbrettet kan settes opp med ulike app'er slik at man skreddersyr den til kommunens behov. I det følgende vises et utvalg som fungerer, men andre app'er kan selvfølgelig velges. Nye app'er og hjelpemidler kommer til og utviklingen går fort. Valgmulighetene er derfor mange.

Et utvalg hjelpemidler som fungerer

Her beskrives nettbrettet og de mest sentrale app'ene som er brukt.

iPad

Den løsningen som beskrives i det følgende, er basert på bruk av Apples iPad. Skal en dra full nytte av nettbrettet, er det hensiktsmessig at en kan komme seg på nett ute i felten. Derfor anbefales et brett med mobilt bredbånd (3G). Videre anbefales at en anskaffer et eksternt tastatur. Dette er praktisk når en skal skrive lengre tekster, ettersom en da slipper å få blokkert halve skjermen av iPadens eget skjermtastatur.

FormConnect

Dette er en app som lager skjemaer (eksempelvis tilsynsrapporter) for utfylling på iPad. Skjemaene lages fra bunnen av og gir mulighet for å legge inn tekstbokser, rullegardinmenyer, avkryssingsbokser, datofelt, signaturfelt, plass for foto m.m. Skjemaene er enkle å vedlikeholde og dataene kan dessuten eksporteres i flere formater, bl. a xml og csv (Excel). App’en lager selv pdf'er av de ferdig utfylte rapportene, og disse kan enkelt videresendes via epost rett fra iPaden.

Opplæringsvideoer, blogg med tips&triks, FAQ m.m. finnes på utviklerens hjemmeside: www.formconnections.com.

DropBox

Drop box er et gratisprogram for oppbevaring av dokumenter på nett, og installeres både på kontorets pc og på iPaden. På pc'en vil man etter installasjon få opp en egen DropBox-mappe sammen med de øvrige mappene f.eks i Windows Utforsker. I den mappen kan en legge kopier av relevante dokumenter fra byggesaken. Ute i felt åpnes DropBox-app’en på iPaden, og har umiddelbar tilgang til dokumentene derfra.

PDF Expert

Dette er en iPad-app som muliggjør lesing og redigering av pdf-dokumenter. Den er velegnet for å gjøre notater/anmerkninger på kart og tegninger, og til å slette tomme, ubrukte sider på den endelige tilsynsrapporten før den sendes ut. PDF Expert synkroniserer mot DropBox.

For mer info: www.readdle.com

E-post

En e-postkonto er nødvendig å legge inn på iPaden, slik at en kan få sendt ut tilsynsrapporten til ansvarlig søker og andre mottakere - for eksempel kommunens postmottak for registrering.

For øvrig er iPadens kamera et nyttig verktøy. FormConnect lar deg legge bilder rett inn i rapporten, enten fra kamera eller bildearkivet. Googles kartverktøy er også en svært nyttig app for stedlig tilsyn.

Et annet tips som kan nevnes, er muligheten for å betale app’er med gavekort fra Apple. Dette er et greit alternativ for den som ikke ønsker å bruk kredittkort på kommunens iPad.

Gjøre iPaden klar for tilsyn

I det følgende vises fremgangsmåten for å komme i gang med iPad på tilsyn. Det forutsettes at iPaden er klar for bruk, dvs. at en Apple-ID er lagt inn, at en epost-konto er på plass, og at man har lastet ned og installert nødvendige app'er.

Installér FormConnect

FormConnect lastes ned via AppStore. Filformatet heter *.fmc, og malene man lager kan enkelt deles med andre iPader. Disse må selvsagt ha FormConnect installert for å kunne lese fmc-formatet.

Når FormConnect åpnes første gang, vil en på startsiden se at det følger med en rekke eksempelfiler. Disse kan slettes eller bearbeides til eget bruk.

Lage skjema

For å lage et nytt skjema trykker man på "New Form" nederst i venstre hjørne av FormConnects startsside. Gi skjemaet et navn og trykk OK.

Nå får en opp en blank side og et panel langs høyre kant som inneholder de feltene en har til rådighet. Å plassere ut disse feltene i skjemaet er svært enkelt:

Bruk fingeren og dra feltet til ønsket plass.

Når man slipper feltet, vil man få frem en dialogboks (hvis ikke, trykk på feltet og velg "edit"). Her bestemmes feltets innhold, skriftstørrelse, tekstjustering mv.

Forsøk å plassere feltene på en måte som er logisk og hensiktsmessig i forhold til gjennomføringen av tilsyn. Kommuner kan ha ulike rutiner, så her velges den oppbyggingen som passer best.

Som nevnt er malene svært enkle å endre, så man låses ikke til et endelig oppsett. For å endre på en eksisterende mal, trykker man på ikonet øverst til venstre over skjemaet.

Når man er ferdig med å komponere rapporten, trykker man "Save" og "Close" (det er alltid lurt å lagre flere ganger underveis). Den ferdige malen legger seg på FormConnects startside.

Vedlegg: Dokumentering av tilsynets funn

En viktig del av rapporten her er vedlegget. Dersom man etter gjennomført tilsyn har ett eller flere punkter som står ubesvart eller ikke er besvart tilfredsstillende, gis ansvarlig foretak en frist for å skaffe etterspurt dokumentasjon. Fristen fremgår av første side i vedleggsdelen av rapporten og her orienteres det også kort om gangen videre i tilsynet. Videre opplyses det om hvor og hvordan dokumentasjonen skal sendes.

De neste sidene i vedlegget inneholder de feltene som dokumenterer tilsynets funn og som inneholder spørsmål og kommentarer fra tilsynet. Hvert punkt består av et nummereringsfelt, en plassholder for foto, et notatfelt, samt to alternativknapper - Tilfredsstillende besvart, ja eller nei.

Om å legge inn bilder

Det finnes to måter å legge bilder inn i rapporten på. Enten henter man opp bilder fra bildearkivet eller så bruker man app’ens egen kamerafunksjon.

1. Trykk på fotofeltet i rapporten

2. Velg "Use Camera" for å ta et bilde med iPaden (eller velg "Pick Image" for å velge et bilde man allerede har i bildearkivet)

3. Ta bilde, og trykk "Use" nederst til høyre

4. Bildet legger seg inn i rapporten

Det er mulig å legge data fra mange tilsyn inn i én rapport. Det kan likevel være hensiktsmessig å opprette en ny rapport for hvert tilsyn. Da risikerer man ikke å miste data fra tidligere tilsyn. En ny rapport lages enkelt ved å "klone" en eksisterende rapport. Da får man frem en ny, tom mal klar til bruk.

For å klone en rapport, går man til FormConnects startside (om man er inne i en rapport, trykk Records -> Forms).

Trykk og hold på den rapporten man vil klone og velg "clone" i den menyen som kommer opp.

Trykk og hold på den nye rapporten og velg "rename" for å gi den et passende navn.

For mer utfyllende informasjon om bruk av FormConnect, gå inn på utviklerens hjemmeside www.formconnections.com. Her finnes blogg med tips og triks, FAQ, eksempler, skjermbilder og ikke minst opplæringsvideoer. Man kan også følge produsenten på Facebook eller Twitter for å holde seg oppdatert.

Ut på tilsyn!

Uansett hvilken form eller metode en bruker for tilsyn, slipper man ikke unna forarbeidene. Tegninger, vedtak og annen dokumentasjon fra byggesaken bør være med ut. Alt nødvendig materiale får plass på iPad'en.

Overføre dokumenter fra PC til iPad

Dersom iPaden ikke er en del av det kommunale nettverket og man ikke er linket direkte opp mot sak-/ arkivsystemet, må man benytte andre metoder for å kopiere nødvendige filer over på paden. Her kommer DropBox inn i bildet.

Før tilsynet kopierer man over de nødvendige tilsynsdokumentene til DropBox-mappen i Windows Utforsker. Det kan være hensiktsmessig å lage undermapper i DropBox-mappen, f.eks én mappe pr. tilsynssak, pr. adresse e.l. Dette gjør det lettere å finne frem de rette dokumenter raskt ute i felten. Når man så er ute på tilsyn og åpner DropBox på iPad'en, vil man finne igjen de samme filene der i den samme mappen som de ble overført til på pc'en.

Det skjer altså en mellomlagring på nettet og man får pr. i dag inntil 2GB gratis lagringsplass på DropBox. Større lagringsplass kan kjøpes, men normalt vil dette ikke være nødvendig. Når tilsynet er avsluttet og rapporten er sendt ut, har DropBox "gjort jobben sin" slik at filene der kan slettes.

DropBox er brukernavn- og passordbeskyttet og regnes for å være en sikker løsning. Gjør uansett alltid en vurdering fra sak til sak av om tegninger eller dokumenter man skal ha med ut på tilsyn er egnet for oppbevaring i DropBox.

Åpne dokumentene ute i felten

For å åpne pdf-dokumentene på iPaden er det nødvendig å ha en pdf-leser installert. Her finnes det et utall av varianter, bl.a. Adobe Reader. Denne er gratis og vil fungere utmerket i mange tilfeller. Har man imidlertid behov for blant annet å kunne slette tomme (ubrukte) sider i tilsynsrapporten før den sendes ut, kan ikke Adobe Reader gjøre det.

PDF Expert er en app som muliggjør forholdsvis avansert redigering av pdf'er. Man kan legge til, flytte, rotere og slette sider, fylle ut pdf-skjema, gjøre notater, markere tekst og tegne på dokumentene, og den synkroniserer mot DropBox. Det siste er svært praktisk. I stedet for å åpne filene via DropBox, og så "åpne i..." pdf-leser, åpnes dokumentene direkte i PDF Expert. PDF Expert vil, etter synkronisering mot DropBox, ha den samme mappestrukturen som DropBox (og som Windows Utforsker på pc'en)

Når man har åpnet eksempelvis en branntegning i PDF Expert, er det lett å gjøre notater og anmerkninger på tegningen. Dette blir automatisk bevart til man selv velger å slette det. Så tar man et "snapshot" av skjermen, og legger inn som et bilde i rapporten.

1. Velg tegne-/skriveverktøy på verktøylinjen

2. Velg ønsket verktøy, f.eks. penn

3. Velg farge, størrelse, gjennomsiktighet

4. Tegn/ skriv på skjermen med fingeren

5. Ta bilde av skjermen (trykk hjem-knappen og av/på-knappen på iPaden samtidig i et halvt sekund. Et "blitsblink" indikerer at man har tatt et bilde som legger seg i bildearkivet)

6. I rapporten trykker man på fotofeltet, og henter opp bildet fra arkivet

På samme måte kan man markere tekster i rapporter, eller skrive egne notater i dokumenter og på tegninger og legge bilder av dette inn i rapporten. Når rapporten senere sendes ut i pdf-format fra FormConnect, vil teksten være fullt lesbar når en zoom'er inn på bildet.

Les mer opp PDF Experts funksjoner på Readdle.com

Ferdigstillelse og utsending av rapporten

Når man er klar for å sende rapporten ut til mottakerne, trykker man på Del-knappen i FormConnect (1).

I den boksen som nå kommer opp (2), er den gjeldende rapporten allerede haket av for eksportering. Dersom man har data fra flere tilsyn i samme rapport, er det imidlertid mulig å merke flere rapporter eller alle (All Records). Man kan også sende en blank mal (Form Only). Velg ønsket rapport og trykk Export

Nå får man opp valget mellom ulike filformat (3). FMC- formatet velges når man skal sende en tom mal via epost til f.eks. en annen iPad med FormConnect. CSV brukes for å eksportere skjemaets data til Excel.

PDF kan velges når en skal sende ut den ferdige tilsynsrapporten. Som det fremgår av menyen er det fullt mulig å sende rapporten direkte fra FormConnect (velg PDF og deretter Email). Dersom man i tilsynsrapporten ikke har benyttet alle vedleggssidene (malen bør ta høyde for mange funn), er det ryddig å slette de siste, tomme sidene først.

Dersom man har data fra flere tilsyn i samme rapportmal, bør sletting av tomme, ubrukte sider gjøres i PDF'en og IKKE i FormConnect. Ellers vil man slette de samme sidene i alle de andre rapportene man har liggende fra tidligere.

For å kunne slette sider i PDF'en, benyttes PDF Expert. Man velger derfor "Open In..." og deretter PDF Expert i listen over foreslåtte app'er (4).

Pdf-rapporten åpnes nå i PDF Expert (5), og her trykker man på ikonet for miniatyrbildevisning av rapportens sider.

På neste bilde (6) trykker man "Edit" oppe til høyre, for deretter å markere (trykke på) de sidene man vil slette. Trykk "Delete", bekreft slettingen og trykk deretter "Done" og "Close".

Tilbake i den endelige PDF-rapporten som nå er fremme i PDF Expert, trykkes det på Dele-ikonet (7).

Velg "Send by E-mail" og deretter "Flattened Copy" (sistnevnte for å sikre at man sender en ikke-redigerbar PDF).

E-postvinduet kommer opp (8), med rapporten vedlagt og klar for utsending. Skriv en egnet tekst, fyll inn aktuelle mottakere, og trykk "Send".

Ferdig!

På denne måte kan alt papirarbeid og rapportskriving ferdigstilles mens man er ute på stedlig tilsyn. Tilsynsrapporten vil ligge ligge på eposten til ansvarlig fortak før man selv han kommet tilbake til kontoret.

Etter tilsynet

Etter at tilsynsrapporten er sendt, har iPaden i utgangspunktet gjort jobben sin. Det bør derfor være greit å slette dokumentene fra PDF-Expert og DropBox, slik at plass kan frigjøres. Det er plassbegrensninger både på iPaden og hos DropBox (om en ikke har kjøpt seg større plass).

Det er som nevnt mulig å eksportere tilsynsdataene fra FormConnect til Excel. Slik kan det være mulig å lage seg en statistikk over gjennomførte tilsyn. Det gås ikke nærmere inn på fremgangsmåten her. Det henvises i stedet til informasjon om dette på FormConnects hjemmesider.r