Spørsmål og svar om ByggSøk

Spørsmål og svar for kommuner og brukere av ByggSøk.

Publisert 26. september 2016

Spørsmål og svar om ByggSøk

  • Er det mulig å fylle ut en dispensasjonssøknad i ByggSøk?

    Det er lagt opp til to muligheter for å lage en dispensasjonssøknad i ByggSøk:

    1. Det kan søkes dispensasjon sammen med en byggesøknad. Da velger man å krysse av på "Ja" når man kommer til spørsmål om dispensasjon inne i søknaden. Det vil da komme opp flere spørsmål som omfatter disp.søknaden.
    2. Det kan lages en separat søknad. Da velger man "Dispensasjon" under "Velg tiltakstype". Denne siste muligheten er ikke i funksjon ennå, men vi regner med at den kommer på plass ut over våren.

     

  • Hvem kan signere en søknad elektronisk?

    Alle foretak som er registrert i Brønnøysundregistrene og som har et organisasjonsnummer kan få opprettet konto for elektronisk signatur. Foretaket må selv bestemme hvem i organisasjonen som skal ha tilgang til å signere søknadene. Alle som har fått vite brukernavn og passord for signering, kan signere søknadene.

  • Hvordan lager jeg en sikkerhetskopi av søknaden min, og hvordan får jeg gjennopprettet en søknad via sikkerhetskopien?

    Lagring av xml-fil: Under menyen til venstre i ByggSøk finnes symboler for utskrift, lagring og sammendrag. Trykk på symbolet for lagring, og du får anledning til å lagre en xml-fil. Det er lurt å lagre denne i arkivet ditt som en sikkerhetskopi. Du kan ikke selv gjenopprette saken med denne fila, men det kan vi gjøre for deg hvis saken skulle bli slettet eller ødelagt av en eller annen grunn.

    Arkivering av søknaden: Du må ikke bruke ByggSøk som arkiv for dine søknaden. 120 dager etter at søknad om ferdigattest er sendt, vil saken bli slettet fra vår server. Du må derfor ha ditt eget arkiv for byggesakene. Foruten xml-fila, er det lurt å arkivere pdf-filene systemet genererer.

    En lokal arkivering av byggesaken med en gang saken er signert og sendt er viktig. Dette sikrer at utskriftene arkiveres med riktig dato. I ByggSøk genereres utskriftene på nytt hver gang du trykker på utskriftsknappen. Dette medfører at utskriftene alltid får dagens dato. Datoene på utskriftene blir derfor feil hvis du venter med å legge saken i arkiv.

  • Hvordan skaffer jeg meg brukernavn og passord for signering av søknad?

    1. Åpne ByggSøk

    2. Klikk på knappen "Ny bruker - signere"

    3. Fyll inn feltene. Brukernavn velger du selv

    4. Når alle feltene er fylt ut, klikk på knappen "Registrer"

     

    Du vil i løpet av noen dager motta et brev fra Direktoratet for byggkvalitet med brukernavn og passord for signering. Bruk dette til å logge inn og får du oversikt over alle søknadene som ditt foretak må signere.

  • Hvordan kan jeg gjøre endringer på en søknad og kan jeg endre en søknad som allerede er sendt?

    Hvordan kan jeg gjøre endringer på en søknad etter at den er låst og signeringen har startet? Ansvarlig søker kan oppheve signeringen ved å klikke på "Opphev signering" (etter innlogging med brukernavn og passord for signering). Dermed oppheves signeringen og endringer kan gjøres. Søknaden må deretter låses og alle ansvarlige foretak må signere på nytt.

    Hvis det bare er en av ansvarsrettene som skal endres, går det an å kun låse opp den aktuelle ansvarsretten.

    Kan jeg endre på en søknad som allerede er sendt inn? Hvis søknaden er sendt, kan den ikke endres. Du må da lage en søknad om endring av tillatelse.

    Hvis du skal ettersende dokumentasjon i byggesaken, må du gjøre dette direkte som egen e-post eller brev. Ettersending av dokumenter kan ikke gjøres via ByggSøk.

  • Hvordan finner jeg saken som skal signeres?

    Du er antakeligvis logget inn med brukernavn og passord for å fylle ut søknad. Oversikt over søknader som du skal signere finner du ved å logge på med brukernavn og passord for signering.

  • Hvordan skal tiltakshaver signere ved elektronisk innsendelse av søknad?

    Søknader som sendes elektronisk via ByggSøk kan foreløpig sendes uten tiltakshavers signatur. Ansvarlig søker bør sørge for å ha en kopi av byggesøknaden i sine dokumenter som er signert av tiltakshaver. Unntak om signatur gjelder vel og merke kun der søknadene sendes elektronisk via ByggSøk. Alle søknader som utarbeides i ByggSøk, men som skrives ut å sendes på papir, skal være underskrevet også av tiltakshaver.

  • Hvorfor får jeg ikke tilgang til å opprette nye saker etter innlogging?

    Du er antakeligvis logget inn med brukernavn/passord for å signere søknad. For å registrere nye saker må du logge deg inn med brukernavn/passord for å utarbeide søknad (tilsendt per e-post).

  • Jeg skal søke om igangsettingstillatelse/midlertidig brukstillatelse/ferdigattest, men får ikke angitt kommunen søknaden skal sendes til.

    ByggSøk er basert på gjenbruk av informasjon. ByggSøk må derfor brukes helt fra starten i et byggeprosjekt. Ved søknad om igangsettingstillatelse gjenbrukes søknad fra rammesøknad og ved anmodning om ferdigattest eller midlertidig brukstillatelse gjenbrukes igangsettingssøknaden (IG/Ett trinns-søknad/Søknad om mindre tiltak).

  • Kan jeg benytte ByggSøk som privatperson?

    Ja, alle kan benytte ByggSøk til utfylling av søknad om tiltak uten ansvarsrett som kan benyttes til mindre byggearbeider. Se veiledningen til byggsaksforskriften om mindre byggearbeider.

  • Mitt brukernavn og passord fungerer ikke. Hva er galt?

    Det kreves egne brukernavn/passord for både driftsserver og kursserver. Kursserveren er beregnet på kommuner som vil teste løsningen i sin kommune og til opplæring av ansatte. For å få tilgang til begge, må du derfor registrere deg som "Ny bruker" begge steder. Husk at det skilles mellom små og store bokstaver i brukernavn/passord.

  • Gjennomføringsplan: Kryssene for erklæringer endres ikke til dato, hva er feil?

    I gjennomføringsplanen legger du, via ansvarsretten, inn kryss for når samsvarserklæringer og kontrollerklæringer skal foreligge. Når erklæringene faktisk foreligger, skal kryssene erstattes med dato.

    Manuell innlegging av dato: Datoene kan legges inn manuelt i menyene for samsvarserklæring og kontrollerklæring. Denne måten benytter du dersom ekrlæringene er signert på forhånd. NB! Datoene vil ikke framkomme på gjennomføringsplanen før søknaden er låst. Det betyr at dersom du har tenkt å ta utskrift av søknaden og sende den selv til kommunen, må du ferdigstille søknaden å låse den før du tar utskriftene.

    Automatisk innlegging av dato:Dersom erklæringene skal signeres elektronisk, legges datoene inn i gjennomføringsplanen automatisk når erklæringene blir signert.

  • Kan søknaden sendes/signeres elektronisk når foretaket ikke har sentral godkjenning?

    Alle foretak som er registrert i Brønnøysundregistrene og som har et organisasjonsnummer kan få opprettet konto for elektronisk signatur. Det er derfor ingen sammenheng mellom sentral godkjenning og elektronisk signatur i ByggSøk.

  • Når skal samsvarserklæringer brukes?

    Alle foretak som har ansvar for prosjektering eller utførelse, skal avgi en samsvarserklæring når arbeidet er utført. Samsvarserklæringen har overtatt for den gamle kontrollerklæringen når det gjelder egenkontroll eller sidemannskontroll. Denne kontrollen skal nå være en del av foretakets obligatoriske kvalitetssikring, og ikke lenger defineres som et eget ansvarsområde. Samsvarserklæringene skal ikke sendes kommunen, men sendes ansvarlig søker som registrerer disse i gjennomføringsplanen.

  • Når skal kontrollerklæring brukes?

    Kontroll er i lovverket per definisjon uavhengig kontroll. Alle foretak som har ansvar for uavhengig kontroll (såkalt tredjepartskontroll) skal avgi kontrollerklæring når kontrollen er gjennomført. Kontrollerklæringene er kun knyttet til uavhengig kontroll. Disse skal ikke sendes kommunen, men sendes ansvarlig søker som registrerer disse i gjennomføringsplanen.