Tilsyn

Kartlegging av fakta er selve kjernen i tilsynsprosessen og kan gjennomføres på flere måter. Kommunen beslutter selv hvilke metoder som skal benyttes, aktuelle tema for tilsynet, omfang, ressursbruk m.v.

Kommunen kan velge å gjennomføre tilsyn i en forenklet form eller la enkelt tilsyn være utgangspunktet for en mer inngående gjennomgang. Tilsyn i sin enkleste form vil være en kostnadseffektiv måte å synliggjøre kommunens tilsynsvirksomhet på.

Nedenfor beskrives aktuelle fremgangsmåter for kartlegging av fakta. De enkelte fremgangsmåter kan brukes i kombinasjon. Enkelt tilsyn kan foretas uavhengig av fremgangsmåter.

1.4.4.1. Enkelt tilsyn

I sin enkleste form kan tilsynet begrenses til å kartlegge fakta innen avgrensede deler av dokumentasjon og utførelse hvor det er lett å avdekke avvik, og hvor tilsynsmyndigheten dermed har forutsetninger for å vurdere lovmessigheten av valgte løsninger.

Enkelt tilsyn kan godt ta utgangspunkt i tematilsyn med fokus på et avgrenset fagområde. Et eksempel på et slikt område er tilgjengelighet og universell utforming. Her er det også i stor grad fastsatt målbare og dermed lett etterprøvbare ytelseskrav i TEK10.

Det kan eksempelvis gjennomføres enkelt tilsyn i form av dokumentgjennomgang, inspeksjon, intervju og enklere former for systemgjennomgang.

1.4.4.2. Dokumentgjennomgang

Formålet med gjennomgang av dokumentasjon er å påse at det i tilstrekkelig grad er verifisert at kravene i plan- og bygningslovgivningen er oppfylt i tiltaket. Dokumentgjennomgang kan iverksettes på et hvilket som helst tidspunkt.

Kravet til dokumentasjon vil variere etter fagområde og de valg som gjøres. Er kommunen i tvil om fremlagt dokumentasjon i tilstrekkelig grad viser oppfyllelse av relevante krav, kan kommunen be om ytterligere dokumentasjon.

Hvor dokumentasjonen krever grundigere redegjørelse, kan kommunen foreta besøk på byggeplass eller hos foretak med intervju av aktuelle personer.

For tilsyn med prosjektering av brannkonsept (brannsikkerhetsstrategi) er det utarbeidet en egen temaveiledning, HO-3/2007 Prosjektering – brannsikkerheitsstrategi. Rettleiing for tilsyn i byggjesaker. Her er det beskrevet tilsyn på to nivåer, hvor det enkleste nivået angir hvordan det kan sjekkes at dokumentasjonen inneholder vesentlige og nødvendige opplysninger.

1.4.4.3. Inspeksjon

En form for enklere tilsyn er besøk med inspeksjon og påvisning på byggeplass.

Dersom kommunen ønsker å foreta faglige stikkprøver av utførelsen for å påse at byggearbeidet er i samsvar med prosjekteringen, kan dette utføres som inspeksjon. Likeledes er inspeksjon på byggeplass velegnet for å påse at kvalitetssikring blir foretatt. Det er en forutsetning at arbeidene det skal føres tilsyn med, er tilgjengelige for inspeksjon.

Inspeksjon på byggeplass kan gjennomføres av saksbehandler alene. Det anbefales likevel at tilsynet gjennomføres av minimum to personer for å sikre at nødvendige observasjoner gjøres og registreres.

Avhengig av hva som avdekkes på byggeplassen, vil inspeksjonen gi tilsynsmyndighetene mulighet til å avtale besøk hos foretaket med sikte på tilsynsgjennomgang av dokumentasjonen i byggesaken.

1.4.4.4. Intervju

Intervju vil være en naturlig del av tilsyn på byggeplass og en mulig oppfølgingsmåte i forbindelse med andre tilsynsformer. Gjennom intervju vil kommunen kunne få innsikt i systembruk, praksis og dokumentasjon.

Intervju av personer i byggeprosjekter gir muligheter for å kartlegge hvordan samarbeidet fungerer hos enkeltbedrifter og i samspill mellom aktørene, for eksempel prosjekterende og utførende.

Intervju av personer bør utføres individuelt. Det bør plukkes ut personer som representerer et tverrsnitt av prosjektorganisasjonen. Ved tilsyn vil det være naturlig å intervjue linjeleder, leder for oppdraget og noen medarbeidere.

Ved tilsyn bør alle ansvarlige for respektive ansvarsretter intervjues, og eventuelt noen prosjektmedarbeidere, for eksempel de som utfører kvalitetssikring.

Tilsynsmøte kan gjennomføres dersom det er hensiktsmessig ut fra tilgjengelig tid og personer. Tilsynsmøte i form av gruppeintervju kan kartlegge hvordan samarbeid fungerer i prosjektet. Intervju kombineres normalt med fysisk verifikasjon i dokumenter, arkiver, styringssystemer m.m.

I tilsynsmøter er åpningsmøtet viktig for den forestående dialogen med foretakenes representanter. Det store flertallet av aktører har ikke tidligere erfaring med tilsyn. Det er derfor viktig å orientere om det overordnede formålet med tilsynet og om den praktiske gjennomføringen av tilsynet. Likeledes er det viktig å understreke at tilsynets formål er å bidra til bedre bygg.