Har kommunen fått ein digital byggjesøknad?

Korleis kommunen tek imot søknadene, avheng av kva saksbehandlingssystem kommunen har. Søknadene kan takast imot på tre måtar: eByggesak, SvarInn eller til Altinn-innboksen til kommunen.

• Les meir om korleis kommunen kan motta digitale byggjesøknader

• Her ser du døme på byggjesøknader og kvitteringar oppretta i Fellestjenester BYGG.

Kommunen kan få ein brukar som kan justere korleis dei skal ta imot byggjesøknadene. Kommunen kan då mellom anna endre titlar på filene, klassifiseringsinformasjon, vedleggstypar og rekkjefølgje.

Ta kontakt på e-post ftb@dibk.no for å opprette brukar.

XML-filer er tekniske filer laga for bruk i sak-/arkivsystema Byggesak. Saksbehandlarar treng berre å forhalde seg til PDF-filer og vedlegg.

XML-filer er arkivverdige, men vi rår ikkje til å leggje ut XML-filene på offentleg postjournal. XML-filer bør ikkje leggjast ut offentleg fordi dei kan innehalde fødsels- og personnummer. I tillegg er dei vanskeleg å lese for folk flest.

Saksbehandlingsfristen gjeld frå tidspunktet kommunen mottek ein fullstendig byggjesøknad. Dette gjeld også når søknaden er sendt i Altinn eller SvarInn.

Kommunar som tek imot digitale byggjesøknader, får desse leverte gjennom enten eByggesak, SvarInn eller Altinn. Søknadene blir sende via Fellestenester BYGG.

For at byggjesøknadene skal bli leverte i riktig system, må organisasjonsnummeret til kommunen vere oppført i Fellestenester BYGG og KS FIKS.

Om byggjesøknader kjem til feil organisasjonsnummer, kan kommunen ta kontakt på e-post ftb@dibk.no, slik at vi kan endre dette. Hvis kommunen har eit eige organisasjonsnummer for arkivet, må ein passe på at det er saksbehandlingssystemet sitt organisasjonsnummer som registreres. Det samme gjeld i konfigureringa av KS FIKS.

Om kommunen får nabovarsel til feil organisasjonsnummer, må kommunen endre opplysningane i Grunnboka.

• Sjå denne sida for meir informasjon: Har kommunen mottatt eit nabovarsel i Altinn?

Om det ikkje er samsvar mellom vedleggslista og vedlegga saksbehandlar kan sjå, rår vi til å høyre med arkivet i kommunen om alle vedlegga har blitt importerte riktig. Vi gjer merksam på at XML-filene er meint for leverandør av eByggesak og ikkje skal lesast av saksbehandlar.

Ta kontakt med sak-/arkivleverandøren din om det har skjedd ein feil med importen til eByggesak. De kan også sjå under "Forsendelser" i KS SvarUt, eller ta kontakt med oss på ftb@dibk.no og spørje kva som er sendt til kommunen.

Signaturen frå ansvarleg søkjar på byggjesøknaden fører også med seg ei erklæring om funksjonen ansvarleg søkjar. Det skal difor ikkje vere behov for ei eiga erklæring om ansvar frå ansvarleg søkjar, med mindre det skjer ei endring av føretak.

Hausten 2020 fekk søknadsskjemaa eigne felt for tiltaksklasse og informasjon om sentral godkjenning for ansvarleg søkjar, slik at erklæring om ansvarsrett frå ansvarleg søkjar kjem betre fram i utskriftene.

Ansvarleg søkjar skal ikkje førast i tabellen i gjennomføringsplanen fordi denne ikkje skal gje frå seg nokre samsvarserklæringar.

Det er ikkje krav om at søknader som blir sende digitalt til kommunen skal vere signerte av tiltakshavar.

Byggjesaksforskrifta (SAK10) § 5-1 andre ledd, seier: «Ved bruk av elektronisk søknad skal ansvarlig søkjar kunne dokumentere tiltakshavers underskrift dersom kommunen krever det.»

Fellestjenester BYGG har utvikla ei signeringsløysing for tiltakshavarar. Løysinga sørger for at ansvarlig søkjar kan leggje ved eit digitalt signert samtykke fra tiltakshavar til byggjesøknaden når den sendast inn til kommunen. Dersom tiltakshavar er ein privatperson, leggjast ei fil med tiltakshavars krypterte fødselsnummer med sendinga, og importerast til saksbehandlingssystemet. Fødselsnummeret skal nyttast i den videre saksbehandlinga, som til dømes når ein krevjer inn gebyr. Saksbehandlar vil aldri sjå føldselsnummeret. Løysinga fungerer kun for sak-/arkivsystema som har eByggesak.

Ansvarleg søkjar kan ha mange byggjesøknader gåande samtidig. Om kommunen sender e-postar og dokument utan å inkludere detaljar om kva det gjeld, må ansvarleg søkjar bruke mykje tid på å finne ut kven som skal handtere saka. I tillegg kan ein gå glipp av viktige dokument.

Når ansvarleg søkjar mottar et dokument i Altinn, vil det samtidig gå eit automatisk varsel på anten SMS eller e-post. Denne varslingsteksten kan standardiseres av avsender (kommunen) i FIKS Forvaltning. Vi anbefaler at kommunen brukar følgjande referansar for meldingar som sendes via KS FIKS:

• Prosjektnamnet til tiltaket
• Prosjektnummer for tiltaket
• Gards- og bruksnummer for tiltaket
• Kontaktperson hos ansvarleg søkjar
• Organisasjonsnummeret til ansvarleg søkjar
• Namnet på dokumentet som blir sendt

Kommunane kan ha behov for eigne sjekkpunkt i behandlinga av ei byggjesak. Vi skil mellom:

1. Sjekkpunkt som det er viktig at søkjar og ansvarleg føretak blir klar over tidleg i søknadsprosessen. Desse vil som oftast vere heimla i kommuneplan, kommunedelplan, forskrift eller liknande.

2. Sjekkpunkt som tilhøyrer kommunen sine interne rutinar og som ikkje skal sendast til søknadsløysingane.

Kommunale sjekkpunkt som skal vere tilgjengelege for dei ulike søknadsløysingane (punkt 1) må leggjast inn i Nasjonale sjekklister for byggjesak. Då blir sjekkpunkta óg tilgjengelege i saksflyten i eByggesak. Kommunar som ønskjer å leggje inn eigne sjekkpunkt kan ta kontakt med oss på ftb@dibk.no.

• Sjå dei nasjonale sjekklistene for byggjesak

Byggjesøknader som blir sende gjennom Fellestjenester BYGG inneheld som hovedregel éin bygning per søknad. Om saker blir slått saman, delt opp eller flytta etter at dei er importert i sak-/arkivsystemet, fører det til problem med den videre søknadsprosessen i systemet søkjar har valt. Dette er fordi kvar søknad har en eigen ID, som ikkje blir oppdatert om metadata endrast i kommunen. DiBK anbefaler derfor at kommunane i så stor utstrekning som mogleg, behandlar søknadene slik dei blir motteke.

Tiltakshavar står likevel fritt til å velje om kvar enkelt bygning skal søkast om separat, eller om fleire bygningar skal vere en del av same søknad. Kommunen kan ikkje pålegge tiltakshavar å sende inn ein søknad for kvart enkelt tiltak. Ferdigattest kan berre gis når bygningane som inngår i søknaden og løyvet er ferdigstilt.