Les om
Kommunen skal, som tilsynsorgan, planlegge og organisere sitt tilsynsarbeid. Kommunene skal utarbeide årlige strategier og mål for tilsynet og tilsynsarbeidet skal evalueres ved årets slutt.
Kommuner som ikke er i stand til eller ikke ønsker å utføre tilsyn i egen regi, kan formelt inngå i et interkommunalt samarbeid og overføre oppgaven til annen kommune eller mer uformelt samarbeide med andre kommuner. Kapittel 2.1. gir eksempler på ulike organisasjonsmodeller.
Myndigheten til å fatte avgjørelser med hjemmel i plan- og bygningsloven kan kun delegeres eller settes bort til interkommunalt samarbeid i tråd med kommuneloven. Pålegg og vedtak etter plan- og bygningslovgivningen kan bare fattes av kommunen som bygningsmyndighet eller vertskommunen der det foreligger formelt interkommunalt samarbeid. Ekstern aktør, sakkyndig bistand, annen interkommunal tilsynsenhet eller lignende vil etter gjennomført tilsyn bare kunne fungere som rådgiver og gi kommunen anbefalinger med hensyn til reaksjoner.
Strategi for tilsyn
Et effektivt tilsyn er avhengig av at kommunen planlegger og organiserer tilsynet. Kommunen skal utarbeide strategi for tilsynet, jf. SAK10 § 15-1. Dette kan gjøres ved å utarbeide en årlig tilsynsstrategi med målsettinger og strategier for organisering og gjennomføring av tilsyn.
Strategien skal ta stilling til:
- målsettinger for tilsynet
- organisering og eventuelt samarbeid med andre kompetansebehov
- rutiner
- ressursbruk for tilsynet
- finansiering
- valg og prioritering av fagområder, inkludert hvordan kommunen vil gjennomføre krav om tidsavgrenset tilsyn etter SAK10 § 15-3.
En tilsynsstrategi bør forankres i den politiske ledelsen. Tilsynsstrategien vil gi politisk ledelse forståelse for tilsynets rolle.
De sentrale målene som tilsynet skal ivareta, må klarlegges. Det må også utarbeides en plan for kompetanse og eventuell sammensetning i en tilsynsgruppe dersom kommunen velger å opprette en slik. Planen kan eventuelt suppleres med en framdriftsplan.
Tilsynsstrategien kan blant annet ta for seg:
- organisasjonsbeskrivelse for det kommunale tilsynet (hvem har ansvar for hva)
- målsettinger for antall tilsyn som skal gjennomføres hvilke ressurser som skal avsettes kompetansebehov og -oppbygging
- prioriteringer
- hvilke tema tilsynet skal fokusere på rutiner for tilsynet
- eventuelt interkommunalt tilsyn eller annet samarbeid med
- nabokommuner
- eventuelt samarbeid med andre myndigheter eventuell bruk av sakkyndig bistand oppfølging av tilsyn
- rutiner for tilbakemelding til Direktoratet for byggkvalitet
Det skal årlig foretas en gjennomgang av resultatene på tilsynsområdet med evaluering av måloppnåelse og om det foreligger muligheter for forbedringer. Kommunens tilsynsstrategi bør derfor definere klare tilsynsmål som er målbare og etterprøvbare.
Eksempler på målsetting:
- kommunen skal føre tilsyn med krav til universell utforming i nye publikumsbygg
- kommunen skal føre tilsyn med radonsperre mot grunnen for nye boliger
- kommunen skal føre tilsyn med utgang fra branncelle i minimum 10 tiltak pr. år
- kommunen skal føre tilsyn med plassering av bygg i tettbygd strøk i minimum 10 tiltak pr. år
Ved planlegging av tilsynsaktivitet må kommunen være bevisst på hva den ønsker å oppnå. Dette gjelder blant annet valg av tidspunkt for gjennomføring av tilsyn. En stor andel byggfeil skyldes feil i prosjekteringsfasen. Tilsyn i prosjekteringsfasen vil kunne påvirke prosjektet i større grad enn tilsyn i utførelses- og sluttfasen og mer effektivt bidra til at kravene i plan- og bygningslovgivningen er oppfylt i det ferdige byggverket.
Tilsyn i tidlig fase og tilsyn med prosjektering er dessuten normalt mindre ressurskrevende og derfor også god økonomi for kommunen. Uansett er det viktig å prioritere tilsyn i byggesaker hvor de samfunnsmessige kostnadene ved feil kan bli store og i byggesaker hvor kommunen har mistanke om at oppføring av tiltaket ikke følger regelverket.
Årlig rapport
Tilsynsstrategien skal følges opp med en årlig rapport over aktiviteten i tilsynsvirksomheten, jf. SAK10 § 15-1, annet ledd.
Den årlige rapporten skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at kommunen kan evaluere sin egen tilsynsvirksomhet. Rapporten skal gi en oversikt over tilsyn som er avholdt og hvorfor eventuelle planlagte tilsyn ikke er gjennomført. Kommunen bør ha oversikt over hva slags tilsyn som er iverksatt, hvilke funn som er avdekket, sanksjoner, hvilke forhold som er rettet mv. Av rapporten bør det også fremgå hvordan kommunen har ivaretatt tilsynsoppgaven med tidsavgrensede krav etter SAK 10 § 15-3. Rapporten vil danne grunnlag for videre utvikling av strategien.
Rapporten er til internt bruk og skal ikke oversendes til statlig organ, men bør gi grunnlag for rapportering til KOSTRA.
En utstrakt informasjon om kommunens tilsynsvirksomhet vil kunne bidra til å sikre kvalitet på det som bygges og motvirke ulovlig byggevirksomhet.
Synliggjøring av tilsyn:
- tilsyn kan ta i bruk tidsavgrensede aksjoner for å sette fokus på viktige temaer med stor betydning for offentligheten
- tilsyn kan bruke mediekanaler og kampanjer for å få publikum til å forstå betydningen av arbeidet kommunen utfører og samtidig gi signaler til aktører om at myndighetene følger opp
- tilsynsstrategien bør løftes opp til politisk behandling for å få større oppmerksomhet
- bygningsmyndighetene kan samarbeide med sentrale statlige organer og profesjonelle private fag- eller bransjeorganisasjoner.
Tidsavgrensede tilsyn
Departementet fastsetter prioriterte tilsynsområder i perioder på 2 år, jf. SAK10 § 15-3. Direktoratet utarbeider veiledninger for tilsyn på de ulike områdene. Veiledningene er tilgjengelig på våre nettsider.
Rapport
Ved utløpet av hver 2-årsperiode skal det sendes en kortfattet rapport til departementet (delegert til Direktoratet for byggkvalitet). Rapporten skal gi en oversikt over aktiviteten i tilsynsvirksomheten i perioden og en vurdering av hvordan tilsyn og regelverk har fungert innenfor tilsynsområdene. Direktoratet vil utarbeide standard rapporteringsskjema.
Tematilsyn
Uansett på hvilket tidspunkt kommunen velger å føre tilsyn, vil det kunne være hensiktsmessig å fokusere på spesielle tema i tilsynet. Med tematilsyn mener vi tilsyn innenfor ett eller flere avgrensede fagområder i et byggeprosjekt. Planlegger kommunen å rette tilsynet mot særskilte fagområder, vil dette være en del av kommunens tilsynsstrategi.
Kommunen kan ha ulike grunner for valg av tema. Det kan eksempelvis iverksettes avgrenset tilsyn innenfor fagområder hvor det erfaringsmessig oppstår byggfeil, områder hvor de økonomiske eller samfunnsmessige konsekvenser av feil er særlig store eller innenfor fagfelt hvor det er behov for å få avdekket de faktiske byggetekniske forhold.
Eksempler på tematilsyn:
- fagområde som brann, lyd, energi, fukt, konstruksjonssikkerhet
- kvalitetssikringsrutiner
- byggegrunn, tilsyn med sikkerhet mot skred, radon, forurensning i grunn
Ved tematilsyn bør en følge gitte tema i alle faser av tiltaket fra forprosjekt, detaljprosjektering, byggesaksbehandling og tillatelse til prosjektering og utførelse. Tematilsyn kan også i sin enkleste form være byggeplassbesøk med fokus på utførelsen, for eksempel drenering, vindtetting og tetting mot radon.
Hvor mange tilsyn bør kommunen gjennomføre?
Kommunen skal føre tilsyn i et slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd, jf. pbl. § 25-1, annet ledd.
Det er ikke gitt tallfestede krav til antallet tilsyn kommunen skal gjennomføre, men kommunen har plikt til å føre tilsyn ved gitte pålegg, der kommunen blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold, og der departementet har gitt forskrift om tilsyn med særlige forhold.
I forarbeidene til plan- og bygningsloven, Ot. prp. nr. 45 (2007-2008), er det på side 157 uttalt at et måltall på tilsyn i 10 prosent av byggesakene ikke er videre ambisiøst.
Jevnlig tilsyn vil ha en oppdragende virkning på bransjen, skape bedre dialog og bidra til at reglene i større grad følges.
Tilsynskompetanse
Krav til tilsynskompetanse vil variere etter arten og omfanget av tilsynet. Kompetansebehovet vurderes i forhold til prosjektets størrelse og kompleksitet. Mangler kommunen kvalifikasjoner innenfor enkelte tilsynsområder, kan den knytte til seg personer med nødvendig fagkompetanse.
Dokumentasjonen i byggesaken skal være utformet og bygget opp slik at den er forståelig og viser sporbarhet til gjeldende regelverk. TEK17 kapittel 2 regulerer krav til verifikasjon og dokumentasjon for oppfyllelse av tekniske krav.
Et effektivt tilsyn er avhengig av at kommunen har, eller gradvis bygger opp, kompetanse på området. Dette gjøres best ved at kommunen praktiserer tilsyn.
Det kan være en god start å fokusere på de fagområder som den enkelte saksbehandler eller tilsynsleder har god kunnskap om. Det er en forutsetning at man ved iverksetting av tilsyn har god kjennskap til plan- og bygningsloven og byggeprosessen. Utøvere av tilsyn må også kunne kommunisere med aktørene i byggeprosjektet, kunne sette seg inn i motpartens situasjon og ikke minst sørge for å holde tilsynet innenfor saklige rammer.
Tilsyn i saksbehandlingsprosessen
Tilsyn tidlig i saksbehandlingsprosessen vil virke forebyggende og fange opp avvik på et tidlig tidspunkt. Tilsyn i prosjekteringsfasen vil kunne redusere sannsynligheten for avvik i utførelsesfasen.
Det kan varsles tilsyn i alle faser av byggesaken og inntil 5 år etter ferdigattest.
Tilsyn kan varsles i forhåndskonferanse, for eksempel på bakgrunn av erfaringer med foretaket som søker ansvarsrett. Det vil samtidig kunne varsles om at det vil bli stilt krav om uavhengig kontroll.
I tilfeller hvor det påvises mangler i søknadsdokumentasjonen, kan dette gi grunnlag for tilsyn med ansvarlig søker eller andre ansvarlige foretak i saken.
Ansvarlig søker må oppfylle visse kvalifikasjonskrav før kommunen kan gi foretaket ansvarsrett. Ansvarlig søker skal blant annet kunne utforme en fullstendig søknad med nødvendig relevant dokumentasjon som synliggjør at tiltaket er i henhold til plan- og bygningsloven.
Søknadens innhold gir alene et godt grunnlag for å vurdere om ansvarlig søker er tilstrekkelig kvalifisert til å inneha ansvarsrett for denne oppgaven.
Søknadens mangler registreres, og det bør få konsekvenser dersom manglene er vesentlige. Hvis søknaden er særlig mangelfull, bør kommunen vurdere advarsel eller avslag på søknad om ansvarsrett. Særlig mangelfulle søknader kan også returneres.
Ved rammetillatelse kan det varsles tilsyn med prosjekteringen. Ved søknader om rammetillatelse er søknadsbehandlingen hovedsakelig orientert mot ansvarlige foretak for prosjektering og eventuelt kontrollforetak. Det kan i denne fasen føres tilsyn med at overordnede forhold og krav er ivaretatt, for eksempel planbestemmelser om utnyttelse, utforming, plassering, estetikk, utearealer.
Tilsynet kan be om innsyn i hele eller deler av dokumentasjonen i tiltaket eller iverksette stedlig tilsyn hos prosjekterende, se krav om dokumentasjon i TEK17 kapittel 2 og SAK10 § 5-5.
Søknad om igangsettingstillatelse skal bekrefte at det foreligger tilstrekkelig produksjonsunderlag ferdig kvalitetssikret for at utførelse kan starte. Det kan på dette stadiet føres tilsyn med den ferdige prosjekteringen.
Kommunen kan videre føre tilsyn på byggeplassen for å påse at utførelsen er i samsvar med produksjonsunderlaget og for å påse at produksjonsunderlaget er godt nok for utførelsen. Det vil ofte være en fordel å varsle tilsynet på forhånd og avgrense det til definerte fagområder slik at faglig ansvarlige er til stede og nødvendig dokumentasjon er gjort tilgjengelig.
Det kan føres tilsyn med alle funksjoner på dette stadiet. Dokumentasjonen i tiltaket skal være tilgjengelig for bygningsmyndighetene. Tilsynet vil ikke på dette stadiet virke forebyggende siden tilsynet skjer etter at prosjektering, utførelse og eventuell kontroll er avsluttet.
Tilsyn på byggeplassen vil kunne avdekke om bygget er i overensstemmelse med tillatelsen, tekniske krav, utforming, volum, plassering mv. Det kan også føres tilsyn med foretakenes kvalitetssikring samt at eventuell sluttkontroll er utført. For øvrig vil store deler av bygget være lukket og gjøre det vanskelig å avdekke avvik.
Gjennom hele prosessen, både for prosjektering og utførelse, bør tilsynet være knyttet til bestemte milepæler, dvs. når løsninger er valgt eller når de forskjellige delene skal lukkes. Dette bør kommunen og foretakene søke å komme til enighet om gjennom en plan for gjennomføring av tilsynet.
Kommunen kan også føre tilsyn med at produkter som benyttes har nødvendig dokumentasjon, jf. pbl. § 29-7 og TEK17 kapittel 3. Dokumentasjonskravet omfatter alle produkter, herunder takstoler, vinduer, baderomskabiner, grunnmurelementer, prefabrikkerte bygningsdeler og annen modulbygging. Ansvarlig foretak skal påse at produkter som brukes i byggverket har nødvendig dokumentasjon.